Qualquer empresa tem ou já teve problemas graves relacionadas à gestão estratégica da informação. Por exemplo, a falta de clareza em expô-las para certos públicos, dificuldade de elencar o que é prioritário ou simplesmente não saber como armazenar os dados que produzem são vistos como alguns problemas.
Muitos gestores dizem que, em resumo, grande parte dos problemas gerenciais podem ser vistos como problemas de comunicação ou de informação. Entretanto, existem muitas formas e ferramentas que ajudam as lideranças a lidar com esse problema de forma efetiva.
Dependendo do gargalo que a sua empresa tiver nessa área, um software ou um novo fluxo de trabalho, por exemplo, podem resolver. Veja algumas dicas no post de hoje e saiba como a gestão estratégica da informação é fundamental para as empresas!
A gestão estratégica da informação dimensiona a informação produzida
As organizações produzem tanta informação que nem sabem dimensionar isso de forma exata. Por isso, identificar os setores produtores de informação e classificar a natureza do dado gerado pode ajudar nesse levantamento. Afinal, saber exatamente o que se produz é importante para criar uma base estratégica de armazenamento da informação.
Além disso, é importante conseguir diferenciar aqueles setores que geram dados daqueles que geram informação. Portanto, os dados precisam de tratamento e de decodificação.
A informação, por sua vez, aparece pronta para ser consumida pelas partes interessadas no seu negócio. Essa diferenciação também pode ajudar você a fazer investimentos mais acertados em gestão estratégica da informação.
Como a gestão estratégica da informação otimiza a apresentação dos dados
A exposição de dados para gestores é diferente de uma apresentação dos mesmos dados para a equipe de produção, por exemplo. Ou seja, cada público deve ter acesso a informações específicas, de uma forma direcionada.
Um líder precisa ter dados de faturamento e números que vão ajudá-lo na tomada de decisões. O pessoal da produção precisa de informações que guiem os gargalos e as oportunidades, apresentadas de forma mais visual, tipo gestão à vista.
A experiência e as necessidades de gestão de cada organização mostrarão qual é a melhor estratégia para cada público. No entanto, uma coisa é certa: nem todos precisam ter acesso a tudo. Em virtude disso, os fluxos de disponibilização da informação precisam ser muito bem desenhados.
Identificação das informações estratégicas
Como todo negócio, a sua empresa também deve ter aqueles grupos de informações considerados estratégicos. Eles devem ser protegidos e devem ter seu acesso controlado. Isso pode estar relacionado à natureza do seu produto ou serviço, mas também pode estar ligado ao mercado em que você atua.
Ter um controle sobre esse grupo de informações é muito importante para garantir a segurança dos processos e das decisões. Um software adequado pode auxiliar nessa tratativa e no controle de acesso. Para além do armazenamento e da disponibilização de informações, é importante que essa restrição seja compreendida por todos.
Redução de custos
A gestão estratégica da informação também contribui para que outra variável essencial funcione melhor: a redução de custos, que facilita o aumento dos ganhos. A gestão financeira é impactada de maneira positiva quando a informação é tratada de forma profissional na empresa.
Assim, os dados de faturamento não se perdem e o histórico deles serve como guia para lidar com oportunidades futuras. Além disso, manter um controle financeiro manual é muito arriscado diante de tantas demandas.
Os profissionais devem ser alocados em atividades mais estratégicas que demandem intervenção humana. Toda a parte burocrática e braçal pode ser automatizada. Essa ação reduz erros, deixa as atividades mais ágeis e ainda garante que o pessoal ficará ocupado com atividades especializadas.
Aumento da eficiência da empresa
Os dirigentes vivem em busca de alternativas que garantam o aumento da eficiência da empresa. A gestão estratégica da informação é uma boa aliada nesses casos. Se existe uma plataforma centralizadora das informações organizacionais, há menos perda de tempo com a localização e produção desses dados.
Muitos softwares permitem que essas informações sejam geradas de forma integrada com outras ferramentas usadas pela empresa — como site, mídias sociais e outros.
Dessa forma, a ferramenta compila e disponibiliza esses dados de forma que cada interessado possa gerar relatórios de acordo com suas necessidades. Isso evita o retrabalho e a produção de material que não será realmente aproveitado.
Caminhos abertos para a inovação
Tanto se ouve falar de inovação que muitos líderes chegam a pensar que esse caminho é longo e árduo. Entretanto, não é isso o que as boas práticas mostram: atividades simples e soluções pequenas podem ser vistas como processos inovativos.
Às vezes, uma instituição lida com tanta dificuldade para gerir sua informação que a gestão estratégica da informação pode abrir os caminhos para ações de inovação.
Para detectar essas oportunidades proporcionadas pela gestão da informação, pense em quantas oportunidades já foram perdidas por falta de controle dos dados, pela ausência de um fluxo correto de acesso ou simplesmente porque a informação não foi recebida por quem devia. Ajustes na comunicação interna facilitam tarefas e proporcionam ganhos.
Mudança de cultura
Há uma questão essencial quando se opta por gerir a informação de forma estratégica: ninguém mais vai tratar a informação como algo secundário. A informação é um bem imaterial de valor inestimável nas organizações.
Aprender a lidar com ela de forma que o trabalho de todos seja reconhecido e valorizado é algo necessário. A gestão estratégica da informação possibilita uma mudança de cultura fundamental nas instituições. Informação é bem, é valor, é dinheiro!
A partir desse novo olhar, não existirá mais nenhum “dono da Informação”. Quem precisará ter acesso a alguma informação terá isso garantido por meio de fluxos muito bem identificados e permissões fornecidas previamente.
Também não haverá alguma atividade que seja exclusiva de algum setor, pois tudo o que estiver relacionado a ele estará registrado em um sistema que permite que qualquer pessoa realize as atividades relacionadas.
Como se pode notar, os caminhos para fazer a gestão estratégica da informação em sua empresa são muitos, mas o primeiro passo precisa ser dado: decidir implementá-la! Como essa questão é trabalhada na sua empresa?
