Entenda como baixar arquivo XML da nota fiscal automaticamente

Você sabia que você é obrigado, por lei, a manter todos os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas emitidos contra o seu CNPJ por um prazo de 5 anos? E se você não manter estes documentos, sua empresa corre o risco de tomar multas e outras sanções? 

Dependendo da quantidade de pedidos que sua empresa recebe de fornecedores, fica praticamente impossível realizar a gestão e o controle destes arquivos manualmente, certo?  

Afinal, muitas vezes o fornecedor, por um motivo ou outro, não encaminha o XML para a sua empresa. Você sabe como agir nestes casos? 

Neste artigo, explicamos quais as soluções para baixar o arquivo XML das Notas Fiscais quando o seu fornecedor não encaminha o arquivo digital. 

Funcionalidades do Arquivo XML 

Antes de mais nada, precisamos entender o que é o arquivo XML e qual a sua finalidade. 

XML é um arquivo  utilizado para registrar os dados de uma nota fiscal eletrônica. Ele possui dados referentes ao modelo, número, série, data da emissão da nota fiscal, dados do emissor e destinatário, dos produtos e serviços, impostos, transporte, entre outros. 

Porém diferente do DANFE,que é um documento impresso, o XML é um arquivo totalmente digital, que possui validade jurídica. Como ele é digital, o seu arquivamento é muito mais fácil e seguro, já que não é necessário um espaço físico para esta finalidade. 

Como dito anteriormente, a legislação fiscal impõe que os arquivos XML das notas fiscais sejam guardadas, tanto pelo comprador, quanto pelo fornecedor por no mínimo 5 anos.  

O arquivo é necessário para troca do produto, garantia, ou para fins de fiscalização. No caso de uma fiscalização do Fisco, a multa pode chegar a até R$ 10 mil por documento não apresentado. 

Como baixar o XML da nota fiscal 

Caso o seu fornecedor não tenha te encaminhado, é possível baixar o arquivo XML da nota fiscal de maneira manual ou automática. Vamos às duas formas: 

Baixar XML da nota fiscal manualmente 

A primeira maneira de baixar o arquivo XML da nota fiscal é através do site do Sefaz. Para isso, é preciso da chave de acesso, encontrado no Danfe, composto por 44 números.  

Além disso, é preciso possuir um certificado digital cadastrado para baixar o arquivo XML. Durante o processo você terá que digitar o código de CAPTCHA – para comprovar não ser um robô. 

No site do Sefaz é permitido o download de apenas uma nota por vez. Por isso, todo processo se torna extremamente lento. Além disso, é preciso manter um arquivo no seu computador, ou HD externo com todas os XML recebidos pela sua empresa nos últimos 5 anos. 

Baixar XML da nota fiscal automaticamente 

Para baixar o ColetaXML é possível contar com o auxílio de um sistema de download automático de XML, como o Coleta XML. 

Com ele é possível fazer a busca e download de todos os arquivos XML de todas as notas fiscais emitidas contra a sua empresa.  Além disso, você não corre riscos de ter notas frias emitidas contra o seu CNPJ, por exemplo, evitando problemas com a Fazenda.  

O sistema ainda armazena todas as notas. Assim, você tem mais segurança para sua empresa, em caso de problemas com o Fisco. 

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Samuel M Basso

Mais de 16 anos de experiência na área de tecnologia da informação Samuel é um executivo de negócios de TI, empresário e professor. Tem uma grande experiência em análise e desenvolvimento de sistemas de gestão, marketing digital, consultor de micro e pequenas empresas.

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