Como armazenar Arquivos XML corretamente

Entender como armazenar arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas pode evitar problemas com o Fisco e livrar a sua empresa de pesadas multas. Isso porque toda empresa é obrigada por lei a armazenar arquivos XML de todas as NF-es recebidas de fornecedores por um prazo de cinco anos. Isso vai desde compras grandes de matéria-prima até pequenos parafusos para realizar alguma manutenção. 

As multas podem chegar a até R$ 1.000,00 por documento não arquivado. Portanto, para evitar qualquer tipo de problema, todo cuidado com a segurança é pouco no momento de armazenar arquivos XML.  

Neste artigo, você vai entender o que são e como armazenar arquivos XML corretamente. 

O que são os arquivos XML? 

O arquivo XML é um documento eletrônico que guarda todos os dados da Nota Fiscal. Ele contém todos os dados referentes ao emissor, remetente, transportador e ao produto. 

Diferente do Danfe, que é a representação impressa da Nota fiscal, o XML é um arquivo que existe apenas no ambiente digital.  

Apenas o arquivo XML possui validade fiscal, sendo validado junto ao Fisco pelo Certificado Digital da empresa.  

Por quanto tempo armazenar Arquivos XML? 

A legislação define que a empresa deve armazenar arquivos XML por no mínimo cinco anos. Este é o prazo que o Fisco pode solicitar os documentos e que o Governo pode cobrar dívidas atrasadas. 

Se dentro deste prazo uma empresa sofrer alguma fiscalização por parte do Fisco e não apresentar os arquivos XML irá sofrer sanções, como multas que podem chegar a até R$ 1.000,00 por arquivo não apresentado. 

Como armazenar arquivos XML? 

Para evitar este tipo de multa, a empresa precisa armazenar arquivos XML de todas as notas fiscais recebidas. Mas como fazer isso? Como já falamos anteriormente, não adianta guardar os Danfe, já que, em caso de fiscalização, será cobrada a entrega dos arquivos digitais. 

Abaixo, vamos listar as melhores maneiras de armazenar arquivos XML: 

1 – Computador  

Você pode utilizar uma pasta do seu computador para armazenar arquivos XML. Porém, é preciso tomar cuidados com este tipo de armazenamento, já que é preciso uma boa organização dos arquivos. 

Além disso, são necessários cuidados com a máquina, já que os equipamentos podem apresentar falhas ao longo do tempo, fazendo com que você perca todos os arquivos. 

2 – Pendrive  

Armazenar arquivos XML em pendrives ou HDs externos pode ser uma saída para a sua empresa. Porém, é preciso realizar backups constantes, já que você pode perder o equipamento ou ter arquivos corrompidos. 

3 – E-mail  

Realizar o armazenamento dos arquivos XML no seu e-mail pode de ser uma garantia de ter o arquivo sempre à disposição. Mesmo assim, você pode ter dificuldades de encontrar o arquivo quando necessário. 

4 – Software específico  

Um software que automatiza a busca, faz o download e armazena arquivos XML é a melhor solução para empresas que recebem muitas notas fiscais todos os meses. Isso porque um sistema garante a segurança e a organização dos arquivos.  

O ColetaXML, da Otimizy, por exemplo, encontra todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ de uma empresa diretamente do Servidor da Sefaz. Além disso, é possível com apenas um clique fazer o download do arquivo ou mantê-lo armazenado na nuvem. Tudo de forma simples e rápida, sem precisar digitar os 44 caracteres da nota fiscal. 

E então? Entendeu a importância de armazenar arquivos XML da NF-e? Que tal fazer um teste gratuito no ColetaXML? Clique aqui e faça o seu cadastro.